۷ ویژگی مهم سیستم های مدیریت موجودی

آیا جملاتی مثل :

“البته ما آن بخش را برای شما داریم! ما آن را از پشت می گیریم.» پنج دقیقه بعد: “بنابراین به نظر می رسد که ما همه بیرون هستیم.” برای شما آشنا نیستند؟ اغلب شاید شما در این موقعیت قرار گرفته اید یا به عنوان مشتری یا صاحب یک مغازه.شما این موضوع را به خوبی می دانید که این مورد شاید باعث شکست در وفاداری و فروش مشتری گردد.

اگر موجودی را به صورت دستی یا از طریق اکسل ردیابی می کنید، اشتباهاتی رخ می دهد و ممکن است با گسترش بیشتر بدتر شود.

ارتقا به یک سیستم مدیریت موجودی، پی گیری موجودی شما را آسان تر می کند و فشار کمتری به شما و کارمندانتان وارد می کند. این سیستم ها به صورت الکترونیکی تمام اقلامی که می فروشید را پی گیری می کنند و به شما اجازه می دهند تا اقلام را به سرعت پیدا کنید و قبل از اتمام موجودی دوباره انبار کنید.

گزینه های زیادی وجود دارد، پس چگونه می توانید بهترین سیستم موجودی را برای کسب و کاره ای کوچک انتخاب کنید؟

ذخیره سازی خودکار موجودی

اگر یک قطعه یا محصول کلیدی رو به اتمام است، نمی‌خواهید برای سفارش بیشتر منتظر بمانید تا موجودی آن تمام شود. از دست دادن مشتری به دلیل کمبود موجودی شما نه تنها فروش فوری را از دست می دهد، بلکه می تواند اعتماد مشتری را به کسب و کار شما کاهش دهد. آنها ممکن است فکر کنند که بعید است شما قطعات یا اقلام دیگری را که نیاز دارید داشته باشید و دفعه بعد که در صنعت شما خرید می کنند، رقیبی را انتخاب کنید.

برخی از ویژگی های نرم افزاری سیستم مدیریت موجودی شامل توانایی راه اندازی مجدد خودکار محصولات است. شما محدودیتی برای تعداد هر موردی که باید در انبار داشته باشید تعیین می کنید. هنگامی که یک محصول پایین تر از حد مجاز قرار می گیرد، سیستم مدیریت موجودی شما یک سفارش را با تامین کننده شما قرار می دهد تا اقلام پایین را دوباره انبار کند.

به عنوان مثال، شما یک فروشگاه قطعات خودرو را اداره می کنید. شما می خواهید حداقل 30 عدد از یک نوع لامپ خاص را همیشه در انبار نگه دارید. می‌توانید سیستم موجودی خود را طوری تنظیم کنید که پس از رسیدن تعداد لامپ‌های موجود به 29 عدد، لامپ‌های بیشتری را سفارش دهد. این ویژگی حدس‌ها را حذف می‌کند و یک سفارش مجدد خودکار تنظیم می‌کند تا بتوانید بر اجرای کسب و کار خود تمرکز کنید.

سازگاری با نرم افزارهای موجود

اغلب کسب و کارها از چندین نوع نرم افزار در یک زمان استفاده می کنند. در حالت ایده آل، نرم افزار مدیریت موجودی شما قادر به ادغام با نرم افزار تجاری موجود شما خواهد بود. این امر به دو سیستم نرم افزاری شما اجازه می دهد تا اطلاعات را به اشتراک بگذارند، همگام سازی کنند و به طور کلی با هم خوب عمل کنند. سازگاری لازم است زیرا زمان زیادی را صرف انتقال داده ها بین سیستم ها می کند در حالی که شما می توانید به طور کلی از آن اجتناب کنید.

به عنوان مثال، اگر از نرم افزار حسابداری مانند QuickBooks استفاده می کنید، به دنبال یک سیستم مدیریت موجودی باشید که بتواند اطلاعات مالیاتی شما را پس از خرید یا فروش محصولات به روز کند. تجار آنلاین باید سیستمی را در نظر بگیرند که با پلتفرم تجارت الکترونیکی آنها کار می کند تا وب سایت با موجودی فعلی به روز بماند. از طرف دیگر، یک فروشگاه آجر و ملات که از سیستم POS یا کارت به کارت استفاده می کند، به یک سیستم موجودی نیاز دارد که به طور خودکار ثبت ها را با محصولات موجود در انبار به روز می کند. پس باید پایگاه داده موجود قابلیت سازگاری داشته باشد. اگر نمی دانید پایگاه داده چیست لینک داده شده را مطالعه کنید.

زمانی که شما موجودی را به صورت الکترونیکی مدیریت می کنید، مهم است که برنامه های نرم افزاری شما با هم کار کنند. باید بهترین نرم افزارها و اپلیکیشن ها را استفاده کنید مثلا بهترین اپلیکیشن کارت به کارت. حتی یک سیستم موجودی ساده برای صاحبان کسب و کاره ای کوچک باید توانایی اتصال به نرم افزارهای فعلی را داشته باشد. مثلا قابلیت اتصال به پایگاه داده و یا اتصال به بهترین اپلیکیشن کارت به کارت. داشتن یک برنامه موجودی که داده ها را به سیستم های دیگر منتقل نکند، می تواند باعث دردسر بیشتر شود، نه کم تر. پس باید در انتخاب برنامه ها و سازگاری بین آن ها بدانید. مثلا بدانید پایگاه داده چیست کدام نرم افزار حسابداری مناسب است و …

دسترسی به موبایل

آیا سیستم موجودی دسترسی به تلفن همراه را ارائه می دهد یا فقط روی دسکتاپ کار می کند؟ برای فروشگاه های آنلاین یا خرده فروشی با یک مکان، این ممکن است چندان مهم نباشد. از سوی دیگر، اگر چندین مکان را اجرا می کنید یا عمدتاً از سایت های کاری کار می کنید، احتمالاً به دسترسی به تلفن همراه نیاز دارید.

برای مثال فرض کنید که شما یک شرکت لوله کشی را اداره می کنید. یکی از لوله کشی های شما در منزل مشتری است و به یک بخش خاص برای حل یک مشکل نیاز دارد. آن ها می توانند از یک برنامه تلفن همراه برای دسترسی به فهرست موجودی استفاده کنند و مطمئن شوند که قطعات در دسترس هستند، چه در کامیون کاری و چه در دفتر کار.

تجزیه و تحلیل روند موجودی

یکی از بزرگترین ویژگی های سیستم مدیریت موجودی برای مشاغل کوچک این است که به شما بگوید چه مقدار از هر محصول باقی مانده است. با این حال، برخی از سیستم ها همچنین می توانند به شما در پیش بینی نیازهای موجودی آتی کمک کنند. تجزیه و تحلیل داده ها از اطلاعات چرخه موجودی شما استفاده می کند تا به شما کمک کند تصمیمات تجاری بهتری بگیرید. به عنوان مثال، می تواند فروش تاریخی شما را برای پیش بینی زمان افزایش خرید ردیابی کند، بنابراین می توانید موجودی اضافی بخرید و بهتر برای فصل اوج خود آماده شوید.

User-Friendly

یک سیستم مدیریت موجودی کاربر پسند باید آسان باشد، اطلاعات را به سرعت بارگذاری کند و ساده باشد، یعنی با ویژگی هایی که به آن ها نیاز ندارید پر نشود.

این سیستم همچنین باید شامل آموزش کاربر جدید باشد.

اگر تا به حال از یک سیستم مدیریت موجودی استفاده نکرده اید، شروع به کار می تواند ترسناک باشد. قبل از خرید یک سیستم، ویژگی های آموزشی را بررسی کنید. آیا آن ها برای کاربران جدید ویدئو و راهنمایی ارائه می دهند؟

البته، اصطلاح «کاربر پسند» برای هر فردی متفاوت است. تنها راه برای اینکه مطمئن شوید برنامه ای را دوست دارید یا نه این است که آن را امتحان کنید. خبر خوب این است که بسیاری از برنامه‌ها یک آزمایش رایگان ارائه می‌دهند تا بتوانید برای تناسب مناسب آزمایش کنید.

با کسب وکار خود رشد کنید

زمانی که برای اولین بار برای یک سیستم موجودی ثبت نام می کنید، ممکن است بتوانید با یک گزینه ساده و کم هزینه کنار بیایید؛ اما با گسترش، فن آوری شما باید با رشد کسب وکار همراه باشد.

نیازهای رایج برای کسب و کارهای رو به رشد شامل توانایی اضافه کردن مکان های متعدد، خطوط تولید جدید یا اجازه دادن به کاربران بیشتر در سیستم است. ارزش بررسی را دارد تا ببینید سیستم موجودی چه ارتقاهایی را برای رفع نیازهای در حال گسترش شما ارائه می دهد.

قیمت معقول

همان طور که احتمالا می توانید حدس بزنید، سیستم های موجودی پیشرفته تر نیز گران ترین هستند.Capterra لیستی از سیستم های موجودی رایگان را ارائه می دهد که ممکن است مکان خوبی برای شروع باشد.

باید به این نکته توجه داشت که یک سیستم موجودی ارزان قیمت برای کسب و کارهای کوچک تقریبا 100 دلار در ماه هزینه در بر خواهد داشت. شما میتوانید با اضافه کردن مواردی از جمله کاربران بیشتر، خطوط تولید و دیگر ویژگی ها ، انتظارات پرداخت بیشتری داشته باشید. امکان دارد که شما در موقعیتی باشید که جریان های نقدی تان مختل شده باشد، استفاده از وام های کوچک مخصوص کسب و کار می تواند گزینه مناسبی برای تامین مالی باشد.

با یک سیستم مدیریت موجودی با کیفیت، شما هرگز نگران کمبود موجودی در زمانی که مشتری به محصولات شما نیاز دارد، نخواهید بود. یک سیستم موجودی با این هفت ویژگی را در نظر بگیرید و در مسیر کسب و کار بهتری خواهید بود.